Pünktlich vor dem Sommerfest möchte ich Euch dieses Mal eine absolut treibende Kraft hinten den Kulissen vorstellen. Wer kennt nicht seine halbjährlichen Beitragsemails und sein unnachgiebiges Inkassosystem? Richtig, es geht um unseren Kassenwart Matthias Büsch, den ich die Tage interviewen durfte.
Ich wünsche viel Spaß bei der Lektüre.

Magst Du Dich erst einmal kurz vorstellen und erzählen, wie und wann Du zu Rotation gefunden hast?
Ich bin 37 Jahre alt, verheiratet und werde im August erstmals Vater, was für mich der Schritt in einen neuen spannenden Lebensabschnitt ist.

Bis dahin war mein Leben aber auch durchaus abwechslungsreich: Geboren am Neujahrstag 1978 in der ehemaligen DDR als Sohn eines Diplomaten hatte ich bis zum Ende der 4. Klasse bereits drei Auslandseinsätze hinter mir, den ersten schon mit 6 Monaten: 2 Jahre in Dhaka/Bangladesch, direkt danach 3 Jahre in Kabul/Afghanistan und zuletzt 2 Jahre in Neu-Delhi/Indien. Bald danach folgte „die Wende“ und ich ging in unserem Wohnort Königs Wusterhausen auf’s Gymnasium (der dortige Hockeyclub HCKW dürfte vielen bekannt sein).

In der 7. Klasse schleppte mich ein Klassenkamerad zu einem Training beim HCKW, wir wollten uns das einfach mal ansehen. Ich blieb hängen, er nicht. Den späten Einstieg in den Hockeysport sah man durchaus auch an meinem Spiel, eher leichtathletisch als technisch…

Trotzdem blieb ich mit Begeisterung dabei, zumal unser Team über die Jahre sehr erfolgreich war: angeführt von Daniel Podewski (dem jetzigen Damentrainer von Rotation) als Mittelfeldmotor und seinem Bruder Felix (unserer Tormaschine) schafften wir es in der Halle bis in die Regionalliga-Ost.

Nach Abschluss meines FH-Studiums zum Dipl.-Verwaltungswirt arbeitete ich von 2001 bis 2007 in einem Berliner Bezirksamt (seitdem beim Bundeswirtschaftsministerium). In dieser Zeit hielt ich meinem alten Verein HCKW noch einige Jahre die Treue, aber irgendwann war die Pendelei von Prenzlauer Berg (wo ich seit 2001 wohnte) nach Königs Wusterhausen einfach zuviel. Und so wechselte ich zusammen mit André Richter (wer kennt ihn nicht) zum 01.08.2006 zu Rotation.

Wie wurdest Du Finanzwart und wie sieht diese Aufgabe in der Praxis aus?
Da ich quasi berufsbedingt ein ziemlich gut organisierter Mensch bin und auch gerne entsprechende Aufgaben übernehme, kam ich über die zweimalige Organisation des Lenzturniers (Herren & Damen) zur „Inkasso-Moskau“-Funktion im Herrenbereich als Unterstützer der damaligen Finanzwartin Moni Köhn. Damals gab es dort, man kann es sich heute kaum noch vorstellen, einige Probleme mit der Zahlungsmoral…

Als Moni ihre Funktion an einen jüngeren und computer- und mail-affineren Nachfolger oder Nachfolgerin abgeben wollte, fiel die Wahl irgendwie sehr schnell auf mich und dummerweise rannte ich nicht schreiend davon, sondern übernahm den Job zum 01.01.2012. Hätte ich damals geahnt, was da an Arbeit auf mich zukommt, bin ich mir im Nachhinein nicht sicher, ob ich auch dann noch „ja“ gesagt hätte.

In der Praxis habe ich fünf wesentlich Aufgaben:

1) Mitgliederverwaltung, das heißt alle Ein- und Austritte in der Hockey-Abteilung laufen über meinen Tisch. Pro Jahr sind das ca. 100 Eintritte und 60-80 Austritte, die alle mehrere und teilweise zeitintensive Arbeitsschritte erfordern, vor allem, wenn der Work-Flow aus irgendwelchen Gründen ins Stocken gerät.

2) Erstellung und Versand der halbjährlichen Beitragsrechnungen sowie einer größeren Anzahl während der laufenden Halbjahre, z. B. direkt bei einem Neueintritt oder wenn jemand Änderungen an seinem Mitgliedsstatus vornehmen möchte (aktiv zu passiv u. ä.).

3) Folgt aus Nummer 2), nämlich die Eintreibung ausstehender Beiträge. Leider ein noch immer sehr arbeitsintensiver Posten, welchen ich durch zunehmend „härteres“ Vorgehen (Spielsperren etc.) einzudämmen versuche, wenn die ersten freundlichen Erinnerungen und Mahnungen nicht wirken.

4) Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben sowie Rechnungsprüfung und Weiterleitung an Hauptverein zwecks Auszahlung (wir selbst sind nicht rechtsfähig und haben daher keine Kontovollmacht). Auch dieser Punkt ist sehr arbeitsintensiv, da es mehrere Hundert Zahlungsbewegungen pro Jahr gibt und ich die an mich übersandten Belege teilweise erst noch in eine Form bringen muss, die der Finanzwart des Hauptvereins akzeptiert.

5) Erstellung des Finanzplanes für das jeweils folgende Kalenderjahr, Kontrolle der Einhaltung des aktuellen Finanzplanes (damit wir nicht ins Minus rutschen) und jährlicher Rechenschaftsbericht gegenüber der Mitgliederversammlung über das vergangene Jahr (und Ausblick auf das laufende Jahr).

Abgesehen von diesen Punkten bin ich innerhalb des Vorstandes eigentlich immer mit von der Partie, wenn es sich irgendwie um Geld dreht, mein Mailpostfach glüht also ganz ordentlich. Ich habe gerade mal geschaut und aktuell habe ich rund 16.100 Mails in meinem Account (empfangene und gesendete, gelöschte nicht mitgezählt), echt krass.

Was würdest Du Dir von den Mitgliedern an Zuarbeit wünschen?
Ich habe recht bescheidene Wünsche: Pünktliche Zahlung der Beiträge (ohne Erinnerungen/Mahnungen) und eine zeitnahe Reaktion, wenn mal eine Mail von mir kommt (egal zu welchem Thema), denn umgekehrt erwartet man Letzteres ja auch von mir.

Damit wäre mir schon unglaublich geholfen, denn das Eintreiben offener Beiträge ist unglaublich mühsam, arbeitsaufwendig und oft auch frustrierend. Schon der normale Finanzwart-Job mit den oben geschilderten Aufgaben ist für ein Ehrenamt sehr (frei-)zeitintensiv, da braucht man eigentlich keine zusätzlichen Erschwernisse.

Seit meinem Amtsantritt am 01.01.2012 sind wir von 317 Mitgliedern auf aktuell rund 450 gewachsen, was nicht nur 42 % mehr Mitglieder sind, sondern auch entsprechend mehr Arbeit nach sich zieht. Ein Ende dieses Wachstums ist nicht absehbar, was sich nicht nur auf die reine Mitgliederverwaltung auswirkt, sondern auch auf das restliche Finanzwesen – denn mehr Mitglieder bedeuten mehr Einnahmen, mehr Einnahmen bedeuten mehr Ausgaben, mehr Ausgaben bedeuten mehr Arbeit (siehe Punkt b-4)…

Insofern ist alles, was mir die Arbeit erleichtert bzw. unnötige Nacharbeiten vermeidet, hilfreich. Und damit meine ich nicht nur die Beitragszahlung, sondern auch alles andere. Sonst sehe ich irgendwann den Zeitpunkt kommen, wo ich kapituliere und jemand anderes den Job übernehmen muss. Ohne mich damit zu sehr selbst zu loben, sehe ich in der Hockeyabteilung aktuell niemanden, der das ehrenamtlich leisten könnte und vor allem auch wollte (falls es doch jemanden gibt, bitte melden!). Dann bliebe als einziger Weg nur eine bezahlte Funktion, was ohne eine Beitragsanhebung sicherlich nicht ginge und für den man ja auch erst jemand Passendes finden muss.